Eğitim Yönetim Sistemi Nedir? Kimler İçin Uygundur?

Eğitim yönetim sistemi nedir?

Eğitim yönetim sistemi, çalışanların eğitim süreçlerinin planlanması, uygulanması ve takip edilmesi için kullanılan dijital platformdur.

Uluslararası yazılım terminolojisinde bu sistemler çoğu zaman Learning Management System – LMS olarak adlandırılır.

Türkçede ise;

öğrenme yönetim sistemi, eğitim yönetim sistemi, kurumsal eğitim sistemi

gibi ifadeler kullanılabilir.

Eğitim yönetim sistemi ne işe yarar?

Temel amacı eğitim operasyonunu merkezileştirmektir.

Bir işletmede çalışan bilgileri ayrı Excel dosyasında, eğitim planı başka tabloda, sınav sonuçları e-postalarda ve sertifikalar bilgisayar klasörlerinde tutuluyorsa bütün eğitim geçmişini görmek zorlaşır.

Eğitim yönetim sistemi bu verilerin birbirleriyle ilişkilendirilmesini sağlar.

LMS ile eğitim yönetim sistemi aynı şey midir?

Büyük ölçüde aynı yazılım kategorisini ifade eder.

LMS, Learning Management System ifadesinin kısaltmasıdır.

Ancak kurumsal kullanımda “eğitim yönetim sistemi” ifadesi daha geniş bir anlam taşıyabilir.

Çünkü işletme yalnız öğrenme içeriğini değil;

• çalışanları,
• eğitim atamalarını,
• sınavları,
• yüz yüze eğitimleri,
• belgeleri,
• yöneticileri,
• raporları

da yönetmek ister.

Online kurs sitesi ile kurumsal eğitim sistemi arasındaki fark nedir?

Online kurs sitesi çoğunlukla kullanıcıya eğitim içeriği satmak veya sunmak üzerine kuruludur.

Kurumsal eğitim yönetim sisteminde ise odak işletmenin kendi çalışanlarıdır.

Kuruluş açısından temel sorular şunlardır:

Kim eğitim almalı?

Eğitim kimlere atandı?

Kim başlamadı?

Kim tamamladı?

Hangi bölüm geride?

Kim sınavda başarısız?

Kimin belgesi oluştu?

Kurumsal sistemin bu sorulara cevap verebilmesi gerekir.

Eğitim yönetim sisteminde çalışanlar nasıl yönetilir?

Çalışanlar kendi kullanıcı hesaplarıyla sisteme tanımlanır.

Çalışanın;

• adı,
• bölümü,
• görevi,
• kullanıcı durumu

gibi bilgiler eğitim yönetiminde kullanılabilir.

Böylece eğitim kaydı anonim bir kurs izleme verisi olmaktan çıkar ve gerçek çalışanla ilişkilendirilir.

Bölüm bilgisi neden önemlidir?

Bir işletmedeki bütün çalışanların eğitim ihtiyacı aynı olmayabilir.

Örneğin:

Üretim, bakım, lojistik, insan kaynakları ve idari personel

farklı eğitimlere ihtiyaç duyabilir.

Bölüm bilgisi eğitim atama ve raporlamanın daha doğru yapılmasını sağlar.

Eğitimler tek tek mi atanır?

Hayır.

Kurumsal LMS sistemlerinde toplu eğitim ataması önemli bir özelliktir.

Örneğin 500 üretim çalışanına aynı eğitim programı uygulanacaksa her kullanıcı için ayrı işlem yapmak yerine uygun çalışan grubu seçilerek toplu atama yapılabilir.

Yeni işe başlayan çalışanların eğitimi nasıl takip edilir?

Yeni çalışanlar eğitim planından kolaylıkla kopabilir.

Bu nedenle sistemde;

“Henüz eğitim atanmamış aktif çalışanlar kimler?”

sorusunun cevaplanabilmesi önemlidir.

Bu kullanıcılar daha sonra uygun eğitim planına dahil edilebilir.

Eğitim ilerlemesi neden takip edilmelidir?

Çalışana eğitim atanmış olması eğitimin tamamlandığı anlamına gelmez.

Eğitim yönetiminde;

Atandı → Başlamadı → Devam Ediyor → Tamamlandı

durumlarının ayrılması gerekir.

Yönetici özellikle başlamayan ve tamamlanmamış çalışanları görebilmelidir.

Eğitim süresi takip edilmeli midir?

Eğitim programının yapısına göre süre takibi önemli olabilir.

Ancak eğitim yönetimini yalnızca kronometre çalıştırmaya indirgemek doğru değildir.

Daha anlamlı yaklaşım;

ders + süre + tamamlanma + değerlendirme

bilgilerinin birlikte takip edilmesidir.

Yüz yüze eğitimler LMS’de yönetilebilir mi?

Evet.

LMS yalnızca online eğitime yönelik değildir.

Modern sistemlerde yüz yüze ve online eğitim aynı eğitim yaşam döngüsünün parçaları olarak yönetilebilir.

Örneğin çalışan online bölümü tamamladıktan sonra yüz yüze eğitim aşamasına geçebilir.

Yüz yüze eğitimin yeri, tarihi, eğiticisi, dersleri ve süreleri kayıt altına alınabilir.

Sınav ve değerlendirme gerekli midir?

Eğitim türüne bağlı olarak ölçme ve değerlendirme uygulanabilir.

Testler;

öğrenme seviyesini ölçmek, çalışanın eğitim sonucunu belirlemek veya sertifikalandırma şartı oluşturmak

amacıyla kullanılabilir.

İyi bir LMS sınav sonucunu ilgili çalışan ve eğitim kaydıyla ilişkilendirir.

Sertifikalar nasıl yönetilir?

Eğitim şartlarını tamamlayan çalışanlar için belge veya sertifika oluşturulabilir.

Belgenin çalışan ve ilgili eğitimle ilişkilendirilmesi geçmiş eğitimlerin daha kolay takip edilmesini sağlar.

Belge doğrulama sistemi de dijital sertifika yönetimini güçlendirebilir.

Eğitim raporları neden önemlidir?

Kuruluşun yalnız tek tek çalışanları değil, bütün eğitim operasyonunu görebilmesi gerekir.

Yönetici örneğin:

toplam çalışan, eğitim atananlar, başlamayanlar, devam edenler, tamamlayanlar

gibi verileri inceleyebilir.

Bölüm veya eğitim bazlı filtreleme yönetim açısından daha anlamlı sonuçlar üretir.

Eğitim yönetim sistemi kimler için uygundur?

Özellikle şu kuruluşlarda LMS ihtiyacı daha belirgin hale gelebilir:

• çok çalışanı bulunan şirketler,
• fabrikalar ve üretim tesisleri,
• çok lokasyonlu işletmeler,
• holdingler,
• belediyeler,
• kamu kurumları,
• düzenli çalışan eğitimi gerçekleştiren kuruluşlar,
• insan kaynakları ve eğitim birimleri,
• İSG eğitim süreçlerini yöneten işletmeler.

Ancak LMS yalnızca büyük şirketler için değildir.

Kaç çalışandan sonra LMS gerekir?

Bunun için kesin bir çalışan sayısı vermek doğru değildir.

Örneğin 50 çalışanı olan ancak çok sayıda farklı eğitim gerçekleştiren kuruluşun eğitim operasyonu, 200 çalışanı olup yılda yalnız birkaç basit eğitim veren başka bir işletmeden daha karmaşık olabilir.

Bu nedenle doğru soru:

“Kaç çalışanımız var?”

yerine:

“Eğitim operasyonumuz ne kadar karmaşık?”

olmalıdır.

Küçük işletmeler için eğitim yönetim sistemi gerekli midir?

Her zaman değil.

Çalışan sayısı ve eğitim sayısı çok düşükse manuel takip yeterli olabilir.

Ancak;

• periyodik eğitimler,
• sınavlar,
• sertifikalar,
• çalışan değişiklikleri,
• raporlama

artmaya başladığında merkezi sistem kullanımı anlamlı hale gelir.

Çok lokasyonlu işletmeler için neden önemlidir?

Birden fazla fabrika, şube veya şehirde çalışan personelin eğitim durumunun farklı dosyalarda tutulması merkezi yönetimi zorlaştırabilir.

LMS kullanıldığında farklı lokasyonlardaki eğitim kayıtları aynı sistem içerisinde yönetilebilir.

İnsan kaynakları neden LMS kullanır?

İnsan kaynakları birimleri çalışanların eğitim gelişimini ve zorunlu eğitim süreçlerini takip etmek isteyebilir.

Çalışanların sisteme eklenmesi, bölüm değişiklikleri veya yeni personel eğitim planları gibi işlemler İK süreçleriyle doğrudan ilişkilidir.

İSG birimleri neden eğitim yönetim sistemine ihtiyaç duyar?

İSG eğitimleri yalnızca içerik sunmakla sınırlı değildir.

Eğitimlerin;

atanması, sürelerinin takip edilmesi, yüz yüze bölümlerin yönetilmesi, ölçme-değerlendirme yapılması ve belgelenmesi

gerekebilir.

Bu nedenle İSG eğitim yönetimi kurumsal LMS’nin önemli kullanım alanlarından biridir.

Yetkilendirme neden önemlidir?

Büyük kuruluşlarda bütün eğitim operasyonunun tek kişi tarafından yürütülmesi zor olabilir.

İnsan kaynakları, İSG uzmanı, bölüm yöneticileri ve eğitim sorumluları aynı sistemde farklı görevler üstlenebilir.

Bu nedenle kullanıcıların görevlerine göre farklı erişim hakları bulunması gerekir.

Çalışanın kendi eğitim kaydına erişmesi neden yararlıdır?

Çalışanın;

• hangi eğitimleri aldığı,
• hangi eğitimlerin devam ettiği,
• sınav sonucu,
• sertifikası,
• eğitim geçmişi

gibi bilgilere kendi hesabından ulaşması şeffaflığı artırır.

Gelişmiş sistemlerde çalışan için ayrıca kişisel Eğitim Kayıt Özeti sunulabilir.

Eğitim Kanıt Dosyası nedir?

Bazı kurumsal eğitim sistemleri çalışanın eğitim yaşam döngüsünü tek raporda gösterebilir.

Örneğin NİG LMS’de Eğitim Kanıt Dosyası, ilgili çalışanın ders, süre, oturum, yüz yüze eğitim, sınav ve belge kayıtlarını aynı raporda ilişkilendirir.

Buradaki amaç farklı resmi veya operasyonel belgeleri tek belgeye dönüştürmek değil, kayıtlar arasındaki bağlantıyı görünür hale getirmektir.

Eğitim kayıtlarının saklanması neden önemlidir?

Çalışanın eğitim geçmişi yalnız bugünkü operasyon için kullanılmaz.

Geçmişte hangi eğitimin alındığının daha sonra kontrol edilmesi gerekebilir.

Bu nedenle çalışan işten ayrılmış olsa bile geçmiş eğitim kayıtlarının yönetim politikasına uygun biçimde korunması önemlidir.

Excel ne zaman yetersiz kalır?

Excel eğitim planlamasında oldukça kullanışlı olabilir.

Ancak şu yapı oluşmaya başladıysa merkezi sisteme ihtiyaç artar:

Çalışan listesi başka dosyada

Eğitim ataması başka tabloda

Sınav başka dosyada

Sertifika başka klasörde

Yüz yüze eğitim başka dokümanda

Bu durumda asıl sorun Excel değildir; bilginin parçalanmasıdır.

LMS bu verileri ortak çalışan ve eğitim kayıtları altında birleştirir.

Eğitim yönetim sistemi seçerken nelere bakılmalıdır?

Sistemin yalnız video oynatma yeteneğine bakılmamalıdır.

Kuruluş aşağıdaki ihtiyaçları değerlendirebilir:

Çalışan yönetimi var mı?

Toplu kullanıcı ekleme var mı?

Toplu eğitim ataması yapılabiliyor mu?

Bölüm bazlı yönetim var mı?

İlerleme takip ediliyor mu?

Yüz yüze eğitim destekleniyor mu?

Sınav sistemi var mı?

Belgelendirme yapılabiliyor mu?

Raporlama yeterli mi?

Yetkilendirme var mı?

Çalışan kendi kayıtlarına ulaşabiliyor mu?

NİG LMS eğitim yönetim sistemi olarak nasıl bir yaklaşım kullanır?

NİG LMS çalışan eğitimlerini uçtan uca yönetmeye yönelik kurumsal LMS çözümlerinden biridir.

Sistem;

çalışan yönetimi, toplu eğitim ataması, çevrim içi öğrenme, yüz yüze eğitim, sınavlar, Temel Eğitim Belgesi, Eğitim Kanıt Dosyası ve raporlama

gibi işlemleri aynı eğitim yaşam döngüsü üzerinde yönetir.

Özellikle İSG eğitimlerine özgü süreçlerin kurumsal LMS altyapısıyla birleştirilmesi sistemin önemli kullanım alanlarından biridir.

Sonuç: Eğitim yönetim sisteminin asıl görevi eğitim verisini bir araya getirmektir

Kurumsal eğitim sisteminin değeri yalnızca çalışanlara içerik gönderebilmesinden gelmez.

Asıl değer;

çalışan + eğitim + ilerleme + değerlendirme + belge + rapor

ilişkisini koruyabilmesidir.

Bu yapı sayesinde işletmeler eğitim operasyonlarını daha merkezi, izlenebilir ve yönetilebilir hale getirebilir.

Çalışan ve eğitim sayısı arttıkça merkezi eğitim yönetim sisteminin operasyonel katkısı da artar.