İSG Eğitim Yönetim Sistemi Hangi İşletmeler İçin Gereklidir?

Her işletmenin İSG eğitim yönetim sistemi kullanması zorunlu mudur?

Hayır.

Mevzuat işverenlere çalışanların iş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinin sağlanmasına ilişkin yükümlülükler getirir; ancak bu yükümlülüklerin mutlaka belirli bir ticari LMS yazılımıyla yerine getirilmesini zorunlu kılan genel bir kural bulunmaz.

Bu nedenle:

“LMS kullanmıyorsanız mevzuata aykırısınız.”

şeklinde bir değerlendirme doğru değildir.

LMS, eğitim süreçlerinin daha düzenli, merkezi ve izlenebilir biçimde yönetilmesini sağlayan teknolojik bir yönetim aracıdır.

Peki işletme ne zaman LMS ihtiyacı duyar?

İhtiyaç genellikle işletmenin eğitim operasyonu manuel yöntemlerle yönetilemeyecek kadar büyüdüğünde ortaya çıkar.

Örneğin 20 çalışanı bulunan ancak yılda birkaç eğitim gerçekleştiren bir işletmenin ihtiyacı ile 500 çalışanı, farklı lokasyonları ve sürekli değişen personeli bulunan bir kuruluşun ihtiyacı aynı değildir.

Dolayısıyla LMS ihtiyacı için yalnız çalışan sayısına bakmak yeterli değildir.

Çalışan sayısı arttığında hangi sorunlar ortaya çıkar?

Çalışan sayısı yükseldikçe eğitim operasyonu çok sayıda değişkene dönüşür.

Her çalışan için;

• eğitim ataması,
• başlama tarihi,
• ilerleme durumu,
• tamamlanma bilgisi,
• sınav sonucu,
• yüz yüze eğitim,
• eğitim belgesi

gibi verilerin takip edilmesi gerekebilir.

100 çalışanın yalnızca beş farklı eğitimi olduğunu düşündüğümüzde bile yönetilmesi gereken yüzlerce eğitim kaydı ortaya çıkar.

Bu noktada manuel tabloların güncelliğini korumak zorlaşabilir.

Excel ile eğitim takibi ne zaman riskli hale gelir?

Excel kötü bir araç değildir.

Küçük veri setlerinde oldukça işlevseldir.

Sorun, eğitim operasyonunun birden fazla dosyaya bölünmeye başlamasıdır.

Örneğin;

çalışan listesi bir dosyada, eğitim atamaları başka dosyada, sınav sonuçları üçüncü tabloda ve sertifikalar ayrı klasörde tutuluyorsa bilgi bütünlüğü giderek azalabilir.

Aynı çalışanın güncel eğitim durumunu görmek için birden fazla kayıt kontrol edilmesi gerekebilir.

Bu durum LMS ihtiyacının önemli işaretlerinden biridir.

Çok lokasyonlu şirketlerde neden merkezi sistem önemlidir?

Bir işletmenin farklı şehirlerde veya tesislerde faaliyet göstermesi eğitim yönetimini daha karmaşık hale getirir.

Her lokasyon kendi tablosunu tuttuğunda merkez yönetimin bütün kuruluşun eğitim durumunu görmesi zorlaşabilir.

Merkezi LMS kullanıldığında lokasyonlar farklı olsa bile eğitim kayıtları aynı yönetim altyapısında tutulabilir.

Personel sirkülasyonu yüksek işletmelerde LMS neden önemlidir?

Yeni çalışanların düzenli olarak işe başladığı işletmelerde eğitim süreci sürekli tekrar eder.

Yeni kullanıcıların sisteme tanımlanması, uygun eğitimin atanması ve tamamlanmasının takip edilmesi gerekir.

Personel değişiminin yoğun olduğu yapılarda manuel takip hem zaman hem de kayıt bütünlüğü açısından güçleşebilir.

Üretim tesislerinde LMS ihtiyacı neden artabilir?

Üretim tesislerinde farklı görevleri bulunan çalışan grupları vardır.

Üretim, bakım, kalite, depo, lojistik ve idari personelin riskleri ve eğitim ihtiyaçları aynı olmayabilir.

Bu nedenle çalışanların bölüm veya görev yapısıyla ilişkilendirilmesi eğitim yönetiminin daha kontrollü yapılmasına yardımcı olur.

Yüz yüze eğitim yapan işletmeler LMS kullanabilir mi?

Evet.

LMS yalnızca online eğitim sistemi değildir.

Özellikle İSG eğitimlerinde bazı eğitim aşamalarının yüz yüze gerçekleştirilmesi gerekebilir.

Bu durumda LMS çevrim içi aşamaları yönetirken, yüz yüze verilen derslerin ve eğitim sürelerinin de aynı çalışan kaydı içerisinde takip edilmesine yardımcı olabilir.

Bu yapı hibrit eğitim yönetimi açısından önemlidir.

Birden fazla yönetici varsa merkezi sistem neden önemlidir?

Büyük işletmelerde bütün eğitim operasyonunu tek bir kişinin yönetmesi zorlaşabilir.

İnsan kaynakları, iş güvenliği uzmanı, bölüm yöneticileri ve diğer sorumlular aynı süreçte farklı görevler üstlenebilir.

Bu nedenle sistemde rol ve yetki yönetiminin bulunması gerekir.

Yetkilendirme sayesinde her kullanıcının yalnızca sorumluluk alanındaki işlemlere erişmesi sağlanabilir.

Sertifikalar ve eğitim belgeleri arttığında ne olur?

Her çalışan için farklı eğitim belgeleri oluştuğunda dosya yönetimi ayrı bir operasyon haline gelir.

Belgenin hangi çalışana, hangi eğitime ve hangi tarihe ait olduğunun kolaylıkla bulunabilmesi önemlidir.

Merkezi eğitim sistemi bu belgelerin çalışan ve eğitim kayıtlarıyla ilişkilendirilmesine yardımcı olur.

Eğitim denetimi ve raporlama ihtiyacı LMS kararını etkiler mi?

Evet.

Yönetimin düzenli olarak:

Kaç çalışan eğitimini tamamladı?
Kimlerin eğitimi eksik?
Hangi bölüm geride?
Hangi eğitimler devam ediyor?

gibi sorulara hızlı cevap alması gerekiyorsa merkezi raporlama giderek önemli hale gelir.

Manuel veri toplama yerine sistemin güncel eğitim kayıtlarından rapor üretmesi önemli zaman kazandırabilir.

OSGB'lerde neden farklı bir ihtiyaç oluşabilir?

OSGB'ler iş sağlığı ve güvenliği süreçlerinin içerisinde aktif olarak yer aldıkları için eğitim yönetiminde farklı operasyon ihtiyaçlarıyla karşılaşabilir.

Çok sayıda çalışan, farklı işyerleri ve değişen eğitim programları merkezi kayıt ihtiyacını artırabilir.

Ancak kullanılacak sistemin OSGB'nin iş modeli ve hizmet verdiği işletmelerle kurduğu organizasyona uygun şekilde yapılandırılması gerekir.

Belediyeler ve büyük kamu kuruluşlarında durum nedir?

Çok sayıda birime ve personele sahip kurumlarda eğitim operasyonunun merkezi yönetimi avantaj sağlayabilir.

Farklı müdürlüklerde görev yapan çalışanların eğitim kayıtlarının tek noktadan izlenebilmesi raporlama ve organizasyon açısından kolaylık sağlayabilir.

Kamu kurumlarının kullanacağı sistemlerde kurumun kendi bilgi güvenliği ve teknik şartları ayrıca değerlendirilmelidir.

LMS yatırımına karar verirken hangi sorular sorulmalıdır?

Bir işletme LMS ihtiyacını değerlendirirken şu soruları kendisine sorabilir:

Çalışan eğitimlerini hâlâ farklı Excel dosyalarında mı yönetiyoruz?

Hangi çalışanın hangi eğitimi tamamladığını hızlıca görebiliyor muyuz?

Yüz yüze ve uzaktan eğitim kayıtlarını aynı yerde tutabiliyor muyuz?

Sınav sonuçları eğitim kaydıyla ilişkili mi?

Sertifikalara birkaç saniye içerisinde ulaşabiliyor muyuz?

Yeni çalışan geldiğinde eğitim ataması standart bir süreçle yapılabiliyor mu?

Farklı yöneticilerin eğitim operasyonuna kontrollü erişimi var mı?

Bölüm bazında eğitim durumunu raporlayabiliyor muyuz?

Bu sorulara verilen olumsuz cevapların sayısı arttıkça merkezi eğitim sistemine duyulan ihtiyaç da artar.

LMS seçerken yalnızca fiyat değerlendirilmemelidir

LMS seçiminde yalnızca lisans maliyetine bakılması yeterli değildir.

İşletmenin gerçek ihtiyacının hangi süreçleri kapsadığı değerlendirilmelidir.

Örneğin sistemin;

• çalışan yönetimi,
• eğitim ataması,
• eğitim ilerlemesi,
• sınavlar,
• yüz yüze eğitim,
• yetkilendirme,
• sertifikalandırma,
• raporlama

gibi ihtiyaçları ne ölçüde karşıladığı incelenmelidir.

NİG LMS hangi noktada örnek oluşturur?

NİG LMS özellikle İSG eğitim operasyonuna yönelik ihtiyaçları kurumsal LMS özellikleriyle birlikte ele alan sistemlerden biridir.

Çalışan tanımlamadan eğitim atamasına, uzaktan eğitimden yüz yüze eğitim aşamalarına, sınavlardan sertifikalandırmaya ve raporlamaya kadar birbirine bağlı süreçlerin aynı sistem içerisinde yönetilmesi hedeflenir.

Dolayısıyla NİG LMS, özellikle İSG eğitimlerini merkezi yönetmek isteyen kuruluşlar açısından değerlendirilebilecek çözümlerden biridir.

LMS'ye ihtiyaç olmadığını gösteren durumlar da olabilir

Her teknoloji her işletme için gerekli değildir.

Çalışan sayısı çok azsa, eğitim operasyonu sınırlıysa ve mevcut yöntemle kayıtlar kolaylıkla güncel tutulabiliyorsa işletmenin kapsamlı LMS ihtiyacı olmayabilir.

Bu yaklaşım önemlidir.

Çünkü doğru dijitalleşme:

“Herkes yazılım kullanmalı.”

demek değildir.

Doğru soru:

“Yazılım mevcut operasyonel sorunumuzu çözüyor mu?”

olmalıdır.

Sonuç: LMS ihtiyacını işletmenin eğitim karmaşıklığı belirler

İSG eğitim yönetim sistemi kullanma ihtiyacını belirleyen tek ölçüt çalışan sayısı değildir.

Çalışan sayısı + eğitim sayısı + lokasyon + personel değişimi + yüz yüze/uzaktan eğitim yapısı + raporlama ihtiyacı + belge yönetimi

birlikte değerlendirilmelidir.

Bu unsurlar arttıkça manuel yönetimin maliyeti ve hata ihtimali de büyüyebilir.

Dolayısıyla LMS, özellikle karmaşık eğitim operasyonlarını merkezi, izlenebilir ve yönetilebilir hale getirmek isteyen işletmeler için değerli bir araçtır.