İSG Eğitimlerinde Yetki ve Sorumluluklar Nasıl Dağıtılmalıdır?

İSG eğitimlerini tek kişi mi yönetmelidir?

Böyle bir zorunluluk yoktur.

İşletmenin büyüklüğü, çalışan sayısı ve organizasyon yapısına göre eğitim operasyonundaki görevler farklı kullanıcılara dağıtılabilir.

Önemli olan görevin kimde olduğunun açık olması ve eğitim sürecinin kontrolsüz hale gelmemesidir.

İSG eğitim operasyonunda hangi görevler vardır?

Bir eğitim operasyonu yalnızca eğitimin verilmesinden oluşmaz.

Uygulamada şu işlemler bulunabilir:

• çalışan kayıtlarının oluşturulması,
• bölüm bilgilerinin güncellenmesi,
• eğitim ihtiyacının belirlenmesi,
• eğitimlerin çalışanlara atanması,
• devam durumlarının kontrolü,
• yüz yüze eğitimlerin organizasyonu,
• ölçme ve değerlendirme,
• eğitim belgelerinin takibi,
• raporlama,
• eksik eğitimlerin takip edilmesi.

Bu görevlerin tamamının aynı kişi tarafından yapılması her kuruluşta gerekli değildir.

İşverenin sorumluluğu yetkilendirmeyle ortadan kalkar mı?

Hayır.

Bu çok önemli bir ayrımdır.

6331 sayılı Kanun çerçevesindeki resmî açıklamalara göre işveren çalışanların işle ilgili sağlık ve güvenliğini sağlamak, eğitim ve bilgi verilmesi dahil gerekli organizasyonu yapmak ve tedbirleri izlemekle yükümlüdür. İşyeri dışındaki uzman kişi veya kuruluşlardan hizmet alınması dahi işverenin sorumluluğunu ortadan kaldırmaz.

Dolayısıyla bir LMS üzerinde başka kullanıcıya “Eğitim Yöneticisi” yetkisi verilmesi de tek başına hukuki sorumluluğun o kullanıcıya devredildiği anlamına gelmez.

Operasyonel yetki ile hukuki sorumluluk arasındaki fark nedir?

Operasyonel yetki, bir kişinin sistemde belirli işlemleri yapabilmesini ifade eder.

Örneğin:

çalışan eklemek,
eğitim atamak,
rapor görüntülemek.

Hukuki sorumluluk ise mevzuatın belirli kişi veya taraflara yüklediği yükümlülüklerdir.

Bu ikisinin birbirine karıştırılmaması gerekir.

Bir yazılım ekranında “yetkili” olmak kişinin mevzuatta tanımlanmayan yeni bir hukuki sıfat kazanmasını sağlamaz.

Eğitim vermeye yetkili kişi ile sistemi yöneten kişi aynı olmak zorunda mıdır?

Hayır.

Bu ayrım özellikle önemlidir.

Güncel resmî açıklamada temel İSG eğitimlerini verebilecek kişi, kurum ve kuruluşlar ayrıca belirlenmiştir; bunlar arasında işyerinde sağlık ve güvenlik hizmetini yürüten iş güvenliği uzmanları ve işyeri hekimleri ile Yönetmelikte sayılan diğer yetkili kurum ve kuruluşlar bulunmaktadır.

Dolayısıyla bir çalışana LMS’de “eğitim yönetim yetkisi” verilmesi, o kişiyi kendiliğinden mevzuat anlamında eğitim vermeye yetkili hale getirmez.

İnsan kaynaklarının rolü ne olabilir?

İnsan kaynakları birimi çalışan bilgilerinin güncel tutulmasında önemli rol üstlenebilir.

Örneğin;

• yeni işe başlayan çalışanların sisteme eklenmesi,
• işten ayrılanların durumunun güncellenmesi,
• bölüm değişikliklerinin işlenmesi

gibi kullanıcı yönetim süreçleri İK tarafından yürütülebilir.

Bu görevlerin İSG uzmanına bırakılması her zaman gerekli değildir.

İş güvenliği uzmanının rolü ne olabilir?

İş güvenliği uzmanı eğitimlerin İSG içeriği ve çalışan eğitim süreçlerinin yönetimiyle daha doğrudan ilişkili görevlerde bulunabilir.

Kuruluşun iş akışına göre;

• eğitim durumlarını takip etme,
• uygun eğitim programlarını kontrol etme,
• yüz yüze eğitim süreçlerine katılma,
• eksik eğitimleri izleme

gibi görevler tanımlanabilir.

Ancak görev dağılımı her kuruluşun organizasyonuna göre ayrıca belirlenmelidir.

Bölüm yöneticileri sürece neden dahil edilebilir?

Merkezi İSG veya İK ekibinin yüzlerce çalışanın günlük durumunu tek başına takip etmesi zor olabilir.

Bölüm yöneticisi kendi bölümündeki çalışanların eğitim durumlarının takibine operasyonel destek sağlayabilir.

Örneğin eğitime başlamayan çalışanların bölüm yöneticisi tarafından takip edilmesi merkezi birimin iş yükünü azaltabilir.

Her yönetici bütün çalışanları görmeli midir?

İdeal olarak kullanıcı yalnızca görevi için gerekli verilere erişmelidir.

Bu yaklaşım bilgi güvenliğinde en az yetki ilkesi olarak bilinir.

Örneğin yalnızca belirli eğitim raporlarını inceleyecek bir kullanıcının sistemin bütün yapılandırma seçeneklerine erişmesi gerekli değildir.

En az yetki ilkesi nedir?

En az yetki ilkesi basitçe şunu ifade eder:

Bir kullanıcıya işini yapabilmesi için gereken minimum erişimi ver.

Gereksiz yetkilerin azaltılması;

• yanlış işlem riskini,
• yetkisiz değişiklik ihtimalini,
• hesabın ele geçirilmesi durumundaki etki alanını

azaltmaya yardımcı olur.

Ortak yönetici hesabı kullanmak doğru mudur?

Tercih edilmemelidir.

Örneğin bütün yöneticilerin aynı:

firma-admin

hesabını kullanması kullanıcı güvenliğini zayıflatır.

Her yöneticinin kendi kullanıcı hesabının bulunması ve gerekli erişimlerin o hesaba tanımlanması daha sağlıklı bir yapıdır.

Görev ayrılığı neden önemlidir?

Bazı kuruluşlarda bütün kritik işlemlerin tek kullanıcı hesabında toplanması risk oluşturabilir.

Örneğin aynı kullanıcı;

• çalışanları oluşturuyor,
• eğitim atıyor,
• yüz yüze eğitimi onaylıyor,
• raporları kontrol ediyor

olabilir.

Kuruluşun büyüklüğüne göre bazı işlemlerin farklı sorumlular tarafından yürütülmesi görev ayrılığı sağlayabilir.

Ancak bu her işletmede aynı şekilde uygulanması gereken zorunlu bir model değildir.

Yetkilendirme organizasyon şemasına göre yapılmalı mıdır?

Evet.

Yetki modeli yazılıma göre değil, kuruluşun gerçek organizasyonuna göre kurulmalıdır.

Önce:

Kim hangi işi yapıyor?

sorusu cevaplanmalıdır.

Sonra sistemde bu kişiye uygun erişim verilmelidir.

Aksi halde yazılımın sunduğu bütün rollerin rastgele kullanıcılara dağıtılması doğru bir yetkilendirme modeli oluşturmaz.

Yeni yönetici göreve başladığında ne yapılmalıdır?

Yeni kullanıcı için öncelikle görev alanı belirlenmelidir.

Ardından yalnızca gerekli sistem erişimleri açılmalıdır.

Yönetici eğitim operasyonunu devralırken geçmiş çalışan ve eğitim kayıtlarının korunması gerekir.

Yönetici işten ayrıldığında ne yapılmalıdır?

İşten ayrılma veya görev değişikliğinde sistem erişiminin hızla gözden geçirilmesi gerekir.

Artık ihtiyaç duyulmayan yönetici yetkileri kaldırılmalıdır.

Bu, kullanıcı hesabının geçmiş eğitim kayıtlarını silmek anlamına gelmez.

Erişim yetkisi ile geçmiş kayıt farklı kavramlardır.

Yetkiler belirli aralıklarla gözden geçirilmeli midir?

Evet.

Kuruluşun organizasyonu zaman içerisinde değişebilir.

Altı ay önce gerekli olan bir erişim bugün gereksiz olabilir.

Bu nedenle özellikle kritik yönetim yetkilerinin periyodik olarak kontrol edilmesi iyi bir bilgi güvenliği uygulamasıdır.

İSG eğitimleri açısından yönetici yetkisi neden hassastır?

Eğitim sistemlerinde çalışanlara ait;

• kişisel bilgiler,
• eğitim geçmişi,
• değerlendirme sonuçları,
• sertifika kayıtları

bulunabilir.

Bu nedenle kullanıcı erişimlerinin kontrollü olması yalnızca operasyon açısından değil, veri yönetimi açısından da önemlidir.

Yüz yüze eğitim onayını kim yapmalıdır?

Bu sorunun cevabı kuruluşun eğitim sürecine ve mevzuat kapsamındaki görev yapılanmasına göre belirlenmelidir.

Dijital sistemde teknik olarak bir kullanıcıya onay ekranı açılabilmesi, ilgili kişinin her durumda eğitimin hukuki sorumlusu olduğu anlamına gelmez.

Bu yüzden sistem yetkisi gerçek organizasyon ve eğitim uygulamasıyla uyumlu tanımlanmalıdır.

Uzaktan eğitim sisteminde yönetilebilirlik neden önemlidir?

2026 tarihli çalışan eğitimleri düzenlemesine ilişkin resmî açıklamada uzaktan eğitim sisteminin erişilebilir, yönetilebilir ve izlenebilir olması gerektiği; kullanıcı giriş-çıkışları, eğitim tamamlama oranları ve ölçme-değerlendirme sonuçlarının kayıt altına alınması gerektiği belirtilmektedir.

Bu nedenle kullanıcı ve yetki yönetimi, modern İSG eğitim altyapısının doğal parçalarından biridir.

NİG LMS bu yapıyı nasıl uygular?

NİG LMS’de ana firma yetkilisi eğitim operasyonunu farklı kullanıcılara dağıtabilir.

Yetkilendirme Modülü ile ilgili yönetici kullanıcı seçilir ve firma panelinde erişebileceği yönetim alanları belirlenir.

Bu sayede örneğin bir kullanıcı çalışan yönetiminde, başka bir kullanıcı eğitim operasyonunda görev alabilir.

Ama merkezi yetki kontrolü firma yetkilisinde tutulabilir.

İyi bir İSG eğitim yetkilendirme modeli nasıl kurulabilir?

Pratik bir yaklaşım şu sırayla ilerleyebilir:

1. Görevleri belirleyin

Kim çalışan verisini yönetecek?
Kim eğitimi planlayacak?
Kim ilerlemeyi takip edecek?
Kim yüz yüze süreci yönetecek?
Kim raporları inceleyecek?

2. Kullanıcıları belirleyin

Her görev için gerçekten yetkiye ihtiyacı olan kişileri seçin.

3. Minimum yetki verin

Kullanıcının görev alanı dışında kalan erişimleri açmayın.

4. Ortak hesap kullanmayın

Her sorumlu kendi hesabıyla çalışsın.

5. Görev değişikliklerini takip edin

İşten ayrılma veya görev değişikliğinde erişimleri güncelleyin.

6. Yetkileri dönemsel kontrol edin

Gereksiz hale gelen erişimleri kaldırın.

Sonuç: Yetki dağıtmak sorumluluktan vazgeçmek değildir

Kurumsal İSG eğitim operasyonunda görevlerin farklı kişilere dağıtılması çoğu zaman gereklidir.

Ancak doğru yetkilendirme:

“Bu işi artık ben yapmıyorum, bütün sorumluluk diğer kullanıcıda.”

anlamına gelmez.

Doğru yaklaşım:

“Görevleri organizasyon içerisinde dağıtıyorum ancak sürecin merkezi kontrolünü koruyorum.”

olmalıdır.

Özellikle büyük işletmelerde rol bazlı erişim ve NİG LMS gibi yetkilendirme altyapıları, eğitim yönetiminin tek kişiye bağımlı kalmadan daha kontrollü yürütülmesine yardımcı olabilir.