İSG Temel Eğitim Belgesi Nasıl Düzenlenmeli ve Saklanmalıdır?

İSG eğitiminden sonra hangi belge düzenlenir?

Çalışan temel iş sağlığı ve güvenliği eğitimini başarıyla tamamladığında Temel Eğitim Belgesi düzenlenir.

Bu kavramın özellikle doğru kullanılması önemlidir.

Günlük kullanımda “İSG sertifikası” denilse de Yönetmeliğin temel eğitim için kullandığı resmi belge adı Temel Eğitim Belgesidir.

Temel Eğitim Belgesi neyi gösterir?

Temel Eğitim Belgesi, çalışanın ilgili temel eğitimi başarıyla tamamladığını gösteren belgedir.

Dolayısıyla yalnızca eğitim salonunda bulunmak veya çevrim içi sisteme giriş yapmak bu belgenin anlamıyla aynı değildir.

Belge, tamamlanmış bir eğitim sürecinin sonucunu temsil eder.

Temel Eğitim Belgesi ile katılım belgesi aynı mıdır?

Hayır.

Bu en sık karıştırılan konulardan biridir.

Bakanlık açıklamasına göre:

Temel Eğitim Belgesi → çalışanın eğitimi başarıyla tamamladığını gösterir.

Eğitim Katılım Tutanağı → yüz yüze eğitime katılımın kaydıdır.

Sınav Evrakı → ölçme ve değerlendirme sürecinin kaydıdır.

Bu üç kayıt tek bir belge haline getirilmemelidir.

Neden üç farklı belge vardır?

Çünkü her belge farklı bir soruya cevap verir.

Katılım tutanağı:
“Çalışan fiziksel eğitime katıldı mı?”

Sınav kaydı:
“Çalışan eğitim sonunda hangi sonucu aldı?”

Temel Eğitim Belgesi:
“Çalışan eğitim sürecini başarıyla tamamladı mı?”

Bu ayrım eğitim kayıtlarının daha izlenebilir olmasını sağlar.

Temel Eğitim Belgesi hangi formata göre düzenlenmelidir?

Bakanlığın açıklamasına göre Temel Eğitim Belgesi, Yönetmelik ekinde bulunan Ek-2 formatına uygun düzenlenmelidir.

Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığının Uygulama Rehberi ayrıca az tehlikeli, tehlikeli ve çok tehlikeli işyerleri için örnek belge uygulamalarını göstermektedir.

Temel Eğitim Belgesinde çalışanın hangi bilgileri bulunur?

Ek-2 örneğinde çalışanın adı, soyadı ve unvanı belge başlangıcında yer almaktadır.

Çalışan bilgilerinin sistemde güncel ve doğru tutulması bu nedenle önemlidir.

Yanlış kullanıcı bilgisiyle üretilen belge daha sonra düzeltilmesi gereken kayıt sorunlarına yol açabilir.

Eğitim tarihi belgede bulunmalı mıdır?

Evet.

Örnek formatta temel eğitimin gerçekleştirildiği tarih ile belge düzenlenme tarihi ayrı biçimde gösterilmektedir.

Bu ayrım önemlidir.

Eğitimin tamamlandığı gün ile belgenin teknik olarak oluşturulduğu gün her zaman aynı olmak zorunda değildir.

Eğitim süresi belgede bulunmalı mıdır?

Ek-2 örneğinde Eğitimin Süresi açık bir alan olarak bulunmaktadır.

İSG temel eğitim süreleri tehlike sınıfına göre farklı olduğundan belge üzerindeki sürenin gerçek eğitim planıyla tutarlı olması gerekir.

İlk defa verilen ve tekrar verilen eğitim nasıl gösterilir?

Bakanlığın örnek belgesinde iki ayrı seçenek bulunmaktadır:

İlk Defa Verilen Temel Eğitim

ve

Tekrar Verilen Temel Eğitim.

Bu ayrım çalışanın eğitim geçmişinin doğru değerlendirilmesi açısından önemlidir.

Uzaktan eğitim belgesi düzenlenebilir mi?

Eğitim Yönetmelikte uzaktan eğitim yönteminin kullanılmasına izin verilen koşullara uygun gerçekleştirilmişse belgelendirilebilir.

Ek-2 örneğinde Eğitimin Şekli bölümünde uzaktan ve yüz yüze seçenekleri bulunmaktadır.

Burada kritik olan yalnızca belgedeki kutuyu işaretlemek değildir; gerçek eğitim sürecinin o yönteme uygun biçimde gerçekleştirilmiş ve kayıt altına alınmış olmasıdır.

Karma eğitim belge üzerinde nasıl ele alınabilir?

Temel eğitim programının bir kısmı uzaktan, bir kısmı yüz yüze gerçekleştirilebilir.

Bu durumda belge ve arkasındaki konu/süre kayıtlarının gerçek eğitim yöntemini yansıtması gerekir.

Özellikle tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde işe özgü riskleri kapsayan dördüncü konu başlığının yüz yüze verilmesi gerektiği unutulmamalıdır.

Yüz yüze eğitim için ayrıca katılım tutanağı gerekir mi?

Evet.

Yüz yüze verilen temel eğitimlerde çalışanların katılımı ayrıca Eğitim Katılım Tutanağı ile kayıt altına alınmalıdır.

Bakanlığın açıklamasına göre bu tutanakta;

• eğitimin yeri ve tarihi,
• katılımcıların adı, soyadı ve imzası,
• eğiticinin adı, soyadı ve imzası,
• eğitim süresi,
• eğitim konu başlıkları

bulunmalıdır.

Bu nedenle Temel Eğitim Belgesi yüz yüze katılım tutanağının yerine geçmez.

Eğitim konuları belgede bulunmalı mıdır?

Bakanlığın Uygulama Rehberindeki örnek belgelerin arka yüzünde Eğitim Konuları / Süre bölümü bulunmaktadır.

Bu yapı toplam saat bilgisinin yanında eğitim programının gerçekten hangi konuları içerdiğinin de gösterilmesini sağlar.

Konu süreleri neden önemlidir?

Özellikle İSG temel eğitimlerinde yalnız toplam sürenin doğru olması yeterli değildir.

Eğitim konularının ve tehlike sınıfına göre gerekli sürelerin doğru planlanması gerekir.

Bu nedenle belge üzerinde veya ilgili eğitim kayıtlarında konu sürelerinin izlenebilmesi eğitim dosyasını güçlendirir.

Yüz yüze verilen dersler ayrıca belirtilmeli midir?

Karma eğitim modelinde hangi konunun uzaktan, hangisinin yüz yüze gerçekleştirildiğinin eğitim kayıtlarından anlaşılabilmesi önemlidir.

Özellikle mevzuatın yüz yüze eğitim şartı koyduğu bölümlerde bu ayrım daha da kritik hale gelir.

Bu nedenle dijital LMS sistemlerinde yüz yüze eğitim dersleri ve sürelerinin ayrı tutulması belge üretimi açısından önemli bir avantaj sağlar.

Eğiticinin adı ve unvanı belgede yer almalı mıdır?

Evet.

Ek-2 örneğinde eğiticilerin adı, soyadı ve unvanı ile imza alanı bulunmaktadır.

Ayrıca temel eğitimi verebilecek kişi, kurum ve kuruluşlar Yönetmeliğin 10’uncu maddesi kapsamında ayrıca düzenlenmiştir. Bakanlığın güncel açıklaması da eğiticilerin uzmanlık alanının verilecek eğitim konularına uygun olması gerektiğini belirtmektedir.

İşverenin veya işveren vekilinin imzası gerekir mi?

Bakanlığın Uygulama Rehberindeki Ek-2 örneğinde işveren veya işveren vekilinin adı, soyadı ve imzası için alan bulunmaktadır.

Dolayısıyla belgelendirme sürecinde işveren bilgilerinin eksik bırakılmaması gerekir.

İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi her belgede birlikte mi bulunmalıdır?

Bu konu eğitimi kimin veya kimlerin verdiğine göre değerlendirilmelidir.

Ek-2 formatı “Eğiticilerin adı soyadı ve unvanı” şeklinde çoğul bir yapı kullanır.

Dolayısıyla belgenin otomatik olarak sabit isimlerden oluşturulması yerine gerçekten eğitimi veren yetkili kişi veya kişilerin kayıtlarıyla eşleşmesi daha doğru yaklaşımdır.

Kurumsal logo kullanılabilir mi?

Evet, belge tasarımında kurum veya eğitim sistemi logosu bulunabilir.

Ancak logo, belge numarası veya tasarım unsurları mevzuatın gerektirdiği bilgi alanlarının yerine geçemez.

İyi tasarlanmış bir belge hem kurumsal olabilir hem de yasal bilgi yapısını eksiksiz koruyabilir.

QR kod veya belge doğrulama bağlantısı kullanılabilir mi?

Dijital eğitim sistemleri belgeye QR kod veya doğrulama numarası ekleyebilir.

Bu tür özellikler belgenin daha sonra sistem üzerinden kontrol edilebilmesini kolaylaştırır.

Ancak bunlar ek kayıt ve doğrulama özellikleridir; Ek-2’de bulunması gereken temel bilgilerin alternatifi değildir.

Elektronik eğitim belgesi geçerli olabilir mi?

Bakanlığın açıklamasına göre Yönetmelik kapsamındaki tutanak ve belgeler elektronik veya benzeri ortamlarda hazırlanabilir ve arşivlenebilir. 5070 sayılı Elektronik İmza Kanununa uygun şekilde elektronik imzayla imzalanmaları da mümkündür.

Dolayısıyla fiziksel kâğıt dosya belgelendirmenin tek yöntemi değildir.

PDF belge ile e-imzalı belge aynı şey midir?

Hayır.

Bu ayrım özellikle önemlidir.

Bir bilgisayar sisteminden PDF oluşturmak elektronik belge üretmektir.

5070 sayılı Kanuna uygun elektronik imza uygulanması ise ayrı bir imzalama sürecidir.

Dolayısıyla “PDF oluşturduk, otomatik olarak e-imzalı oldu” yaklaşımı doğru değildir.

Eğitim belgeleri nasıl saklanmalıdır?

Bakanlığın güncel SSS açıklamasına göre Yönetmelik kapsamındaki eğitimlerin tamamı belgelendirilmeli ve belgeler elektronik veya benzeri ortamlarda hazırlanıp arşivlenebilmelidir.

Temel eğitim belgelerinin çalışan kayıtlarıyla ilişkili, güvenli ve gerektiğinde ibraz edilebilir biçimde muhafaza edilmesi gerekir.

Eğitim katılım tutanağı da dijital saklanabilir mi?

Evet.

Yönetmelik kapsamındaki tutanak ve belgeler mevzuata uygun biçimde elektronik ortamda saklanabilir. 5070 sayılı Kanuna uygun elektronik imza kullanımı da mümkündür.

Ancak özellikle yüz yüze eğitim katılım kayıtlarının içermesi gereken imza ve diğer unsurlar korunmalıdır.

Sınav evrakı saklanmalı mıdır?

Evet.

Bakanlık belgelendirme açıklamasında eğitim türüne göre sınav evrakını da düzenlenmesi gereken kayıtlardan biri olarak saymaktadır.

Dolayısıyla yalnızca final puanının bir Excel hücresinde tutulması yerine ölçme-değerlendirme kaydının eğitim dosyasının bir parçası olması daha doğru bir yaklaşımdır.

Eski eğitim belgeleri neden korunmalıdır?

Çalışanın eğitim geçmişi yalnız o gün için değerli değildir.

İşyeri değişikliği, tekrar eğitimleri veya eğitim geçmişinin incelenmesi gibi durumlarda önceki eğitim bilgileri önem kazanabilir.

Bakanlığın güncel açıklamasında da işyeri değişikliğinde önceki temel eğitim belgelerinin kontrol edilmesinden yeni işverenin sorumlu olduğu belirtilmektedir.

Bu nedenle geçmiş belgelerin kolay bulunabilir biçimde korunması önemlidir.

Çalışan başka işyerine geçtiğinde eski belgesi tamamen geçersiz mi olur?

Otomatik olarak böyle bir sonuç çıkarılmamalıdır.

Bakanlığın güncel açıklamasına göre yaptığı iş değişmeden yeni işyerine geçen çalışanın önceki temel eğitiminin geçerliliği; eğitim tarihi, yeni işyerinin tehlike sınıfı ve yapılacak işe göre değerlendirilir. Yeni işveren önceki belgeyi kontrol etmekle sorumludur; ayrıca yeni işyerine özgü eğitim gereklilikleri bulunmaktadır.

Dolayısıyla geçmiş eğitim belgesinin saklanması bu nedenle de önem taşır.

Belge üzerinde yanlış bilgi varsa ne yapılmalıdır?

Belge çalışanın gerçek eğitim kaydını doğru yansıtmalıdır.

Çalışan adı, eğitim tarihi, süre veya eğitici gibi kritik bir bilgi yanlışsa yalnız PDF dosyasının görüntüsünü manuel olarak değiştirmek yerine asıl eğitim kaydının kontrol edilmesi gerekir.

İyi bir dijital sistemde:

kaynak kayıt düzeltilir → belge yeniden oluşturulur → eski/hatalı belge kontrollü biçimde yönetilir.

Bu yaklaşım belge bütünlüğünü korur.

Temel Eğitim Belgesi otomatik oluşturulabilir mi?

Evet, eğitim yönetim sistemleri belge üretimini otomatikleştirebilir.

Ancak otomasyonun doğru çalışması için sistemdeki kaynak bilgilerin doğru olması gerekir.

Örneğin;

• çalışan bilgisi,
• işyeri,
• eğitimin türü,
• eğitim yöntemi,
• süre,
• dersler,
• eğiticiler,
• işveren/işveren vekili,
• değerlendirme sonucu

doğru değilse otomatik PDF üretmek hatayı yalnız daha hızlı üretmiş olur.

NİG LMS bu sürece nasıl yardımcı olur?

NİG LMS’de çalışanın eğitim süreci;

dersler, süreler, ara testler, yüz yüze eğitim, yönetici onayı, sertifika sınavı ve belgelendirme

aşamalarıyla birlikte yönetilebilir.

Eğitim şartları tamamlandığında sistemde kayıtlı çalışan ve işyeri bilgileri kullanılarak Temel Eğitim Belgesi oluşturulabilir.

Yüz yüze verilen ders ve sürelerin eğitim kaydıyla ilişkilendirilmesi, belge üzerindeki eğitim konu ve süre bilgilerinin gerçek eğitim sürecini yansıtmasını kolaylaştırır.

Benzersiz belge numarası ve doğrulama altyapısı da belge yönetimine ek bir kontrol katmanı sağlar.

İyi bir dijital belgelendirme sistemi nasıl olmalıdır?

İdeal yapı yalnız PDF üretmemelidir.

Şu zinciri korumalıdır:

Çalışan

→ Eğitim Ataması

→ Ders ve Süreler

→ Yüz Yüze Eğitim

→ Ölçme-Değerlendirme

→ Başarı

→ Temel Eğitim Belgesi

→ Arşiv

→ Doğrulama

Bu bağlantı korunduğunda belge, eğitim sürecinden kopuk bir dosya olmaktan çıkar ve gerçek eğitim kaydının çıktısı haline gelir.

Sonuç: İSG belgelendirmesinde önemli olan yalnız PDF değildir

İSG eğitim belgesinin profesyonel görünmesi önemlidir; ancak asıl değer belgenin arkasındaki eğitim kaydının doğruluğudur.

Temel Eğitim Belgesi;

doğru çalışanı, doğru eğitimi, doğru süreleri, doğru eğitim yöntemini, doğru eğiticileri ve doğru işyeri bilgilerini

yansıtmalıdır.

Ayrıca katılım tutanağı ve sınav evrakı gibi eğitim kayıtlarıyla karıştırılmamalıdır.

Bu nedenle NİG LMS gibi merkezi eğitim yönetim sistemlerinin en önemli katkılarından biri yalnızca sertifika üretmek değil, sertifikayı oluşturan eğitim yaşam döngüsünü kayıt altında tutmaktır.