Çalışanların İSG Eğitimleri Nasıl Takip Edilmelidir?

İSG eğitim takibi neden önemlidir?

İş sağlığı ve güvenliği eğitimlerinde önemli olan yalnızca eğitimin verilmesi değildir.

Eğitim sürecinin daha sonra kim, hangi eğitimi, ne zaman, hangi yöntemle ve hangi sonuçla tamamladı? sorularına cevap verebilecek biçimde kayıt altına alınması gerekir.

Bu nedenle eğitim takibi İSG yönetiminin önemli parçalarından biridir.

“Eğitim verildi” kaydı tek başına yeterli midir?

Pratik eğitim yönetimi açısından yalnızca:

“Ahmet Bey İSG eğitimi aldı.”

şeklinde bir kayıt oldukça sınırlıdır.

Daha sağlıklı bir eğitim kaydında en azından şu soruların cevapları bulunabilmelidir:

• Hangi eğitim verildi?
• Eğitim ne zaman başladı?
• Ne zaman tamamlandı?
• Hangi yöntem kullanıldı?
• Eğitim süresi neydi?
• Hangi konular işlendi?
• Ölçme-değerlendirme sonucu nedir?
• Yüz yüze bölüm bulunuyor muydu?
• Eğitim belgesi oluştu mu?

Çalışan sayısı arttıkça bu bilgilerin sistematik biçimde tutulması daha da önem kazanır.

Çalışan bazlı eğitim kaydı nasıl tutulmalıdır?

Her çalışanın eğitim geçmişi mümkün olduğunca kendi kaydıyla ilişkilendirilmelidir.

Böylece bir çalışan açıldığında geçmiş ve devam eden eğitimleri birlikte görülebilir.

Çalışanın yalnızca son aldığı eğitim değil, tekrar eğitimleri ve farklı eğitim programları da takip edilebilir.

Eğitim ataması neden kayıt altına alınmalıdır?

Bir çalışana eğitimin atanması ile eğitimin tamamlanması aynı şey değildir.

Eğitim atama kaydı işletmenin çalışandan hangi eğitimi tamamlamasını beklediğini gösterir.

Bu sayede;

atanan → başlayan → devam eden → tamamlanan

eğitimler birbirinden ayrılabilir.

Uzaktan İSG eğitiminde hangi veriler takip edilmelidir?

2026 Yönetmeliğine ilişkin resmî açıklamada uzaktan eğitim kullanılması halinde çalışanların eğitim sistemine giriş ve çıkışlarının, eğitim tamamlama oranlarının, ölçme-değerlendirme sonuçlarının ve benzeri verilerin kayıt altına alınması, izlenmesi ve raporlanması gerektiği belirtilmektedir.

Dolayısıyla yalnızca çalışana bir video veya eğitim bağlantısı göndermek yeterli bir takip standardı oluşturmaz.

Kullanılan sistemin eğitim sürecini gerçekten izleyebilmesi önemlidir.

Video eğitiminin gerçekten takip edilmesi gerekir mi?

Uzaktan eğitim sisteminin çalışanın eğitim sürecine aktif katılımını desteklemesi gerekir.

Güncel düzenlemeye ilişkin resmî açıklamalarda sistemin ileri sarma, sekme veya pencere kapatma gibi eğitimin verimliliğini olumsuz etkileyebilecek davranışlara karşı kontroller içermesi ve belirli aralıklarla çalışanın aktif katılımını destekleyen etkileşimler sunması gerektiği belirtilmektedir.

Bu nedenle İSG eğitim sisteminin yalnızca klasik video oynatıcı mantığıyla değerlendirilmemesi gerekir.

Eğitim tamamlama durumu nasıl izlenir?

Çalışanlar eğitim sürecinde farklı durumlarda olabilir.

Örneğin:

Başlamadı

Çalışana eğitim atanmıştır ancak henüz sürece başlamamıştır.

Devam Ediyor

Çalışan eğitim içeriğine başlamış ancak bütün koşulları tamamlamamıştır.

Tamamlandı

Tanımlanan eğitim koşulları yerine getirilmiştir.

Bu durumların merkezi olarak görülebilmesi yöneticinin eksik eğitimleri daha hızlı tespit etmesini sağlar.

İSG eğitim süreleri nasıl takip edilmelidir?

Eğitim süreleri işyerinin tehlike sınıfına ve uygulanacak eğitim programına göre planlanmalıdır.

Güncel temel eğitim süreleri az tehlikeli işyerleri için en az 8, tehlikeli işyerleri için en az 12 ve çok tehlikeli işyerleri için en az 16 ders saatidir.

Bu nedenle işletme eğitim programının toplam süresini ve konu dağılımını kayıt altına almalıdır.

Yüz yüze eğitim kayıtları nasıl takip edilmelidir?

Yüz yüze eğitim gerçekleştirildiğinde yalnızca dijital ders ilerlemesi yeterli olmaz.

Eğitimin;

• konusu,
• tarihi,
• süresi,
• katılımcıları,
• eğiticisi

gibi bilgilerinin uygun biçimde kayıt altına alınması gerekir.

Özellikle karma eğitim modellerinde çevrim içi ve yüz yüze bölümlerin aynı çalışan kaydı içerisinde ilişkilendirilmesi büyük kolaylık sağlar.

Yüz yüze eğitim neden online eğitim kaydından ayrı değerlendirilmelidir?

Çevrim içi eğitimde sistem üzerinden otomatik takip yapılabilir.

Yüz yüze eğitim ise fiziksel olarak gerçekleştirilen bir eğitimdir ve gerçekleştirildiğine ilişkin ayrı kayıt gerekir.

Dolayısıyla iyi bir dijital eğitim sistemi iki yöntemi birbirine karıştırmak yerine tek eğitim sürecinin farklı aşamaları olarak yönetmelidir.

Sınav sonucu eğitim kaydıyla ilişkilendirilmeli midir?

Evet.

Ölçme ve değerlendirme sonucu, çalışanın aldığı eğitimden bağımsız bir veri olarak tutulmamalıdır.

Sınav sonucunun doğrudan ilgili eğitim ve çalışan kaydıyla ilişkilendirilmesi daha sağlıklı bir takip yöntemi oluşturur.

Bu sayede yöneticiler yalnızca eğitim tamamlanma durumunu değil, değerlendirme sonucunu da görebilir.

Eğitim belgesi nasıl takip edilmelidir?

Eğitim sonunda belge oluşturuluyorsa belgenin;

• çalışan,
• eğitim,
• tarih,
• belge numarası

gibi bilgilerle ilişkilendirilmesi faydalıdır.

Belge kayıtları farklı bilgisayar klasörlerinde tutulduğunda zaman içerisinde doğru belgeye ulaşmak zorlaşabilir.

Merkezi sistem bu problemi azaltabilir.

Eğitimlerin yenilenme tarihleri takip edilmeli midir?

Evet.

İSG temel eğitimlerinin yenilenme aralıkları işyerinin tehlike sınıfına göre değişmektedir.

Güncel düzenlemeye göre çok tehlikeli işyerlerinde eğitimler yılda en az bir, tehlikeli işyerlerinde iki yılda en az bir ve az tehlikeli işyerlerinde üç yılda en az bir kez tekrarlanır.

Bu nedenle eğitim kayıtlarının yalnız bugünkü durum için değil, sonraki eğitim planlamaları için de saklanması önemlidir.

İşten ayrılan çalışanın eğitim kaydı silinmeli midir?

Eğitim kayıtlarının yönetiminde geçmiş verilerin korunması önemlidir.

Bir çalışanın sistemde aktif olmaması geçmiş eğitim kayıtlarının otomatik olarak anlamsız hale geldiği anlamına gelmez.

Bu nedenle uygulamada kullanıcıyı pasifleştirmek ile eğitim geçmişini silmek birbirinden farklı işlemler olarak ele alınmalıdır.

Bölüm bazlı eğitim takibi neden yararlıdır?

Bir kuruluşta farklı bölümlerin eğitim ihtiyaçları ve tamamlanma oranları farklı olabilir.

Örneğin üretim bölümünde eğitimi tamamlamayan çalışanlarla ofis bölümündeki çalışanları ayrı ayrı görebilmek yöneticinin daha hızlı aksiyon almasını sağlar.

Bu nedenle çalışanların organizasyon yapısıyla ilişkilendirilmesi raporlamayı güçlendirir.

Excel ile çalışan eğitimleri takip edilebilir mi?

Evet.

Mevzuat açısından belirli bir ticari LMS yazılımının kullanılması genel olarak zorunlu değildir.

Az çalışanı bulunan ve sınırlı eğitim operasyonuna sahip işletmeler eğitim kayıtlarını farklı yöntemlerle takip edebilir.

Ancak çalışan, eğitim, bölüm, sınav ve belge sayısı arttıkça Excel tabanlı manuel süreçlerin yönetimi zorlaşabilir.

Burada kritik konu kullanılan aracın adı değil, eğitim kayıtlarının doğru, güncel, izlenebilir ve erişilebilir olmasıdır.

LMS kullanmanın eğitim takibindeki avantajı nedir?

LMS, eğitimle ilişkili verileri aynı sistemde birleştirir.

Örneğin bir çalışanın kaydı üzerinde;

• atanmış eğitimleri,
• devam eden eğitimleri,
• tamamlanma durumunu,
• sınav sonuçlarını,
• yüz yüze eğitim aşamasını,
• sertifikalarını

birlikte görmek mümkün olabilir.

Bu yaklaşım farklı dosyalar arasındaki veri parçalanmasını azaltır.

NİG LMS çalışan eğitim takibini nasıl yapar?

NİG LMS, İSG eğitim sürecindeki kayıtları aynı çalışan ve eğitim ilişkisi altında yönetmeye yönelik geliştirilmiştir.

Sistem üzerinden çalışanlara eğitim atanabilir, eğitim ilerlemeleri takip edilebilir, test ve sınav sonuçları kaydedilebilir, yüz yüze eğitim aşamaları yönetilebilir ve eğitim belgeleri oluşturulabilir.

Firma yetkilileri ve yetkilendirilmiş yöneticiler eğitim raporları üzerinden çalışanların durumlarını inceleyebilir.

Bu nedenle NİG LMS, özellikle çalışan sayısı ve eğitim operasyonu büyüyen kuruluşlarda kullanılabilecek merkezi takip çözümlerinden biridir.

İSG eğitim raporunda hangi durumlar bulunmalıdır?

Uygulamada en yararlı raporlardan biri çalışanların eğitim durumuna göre gruplandırılmasıdır.

Örneğin:

Tamamlananlar
Tamamlanmamışlar
Devam Edenler
Başlamayanlar

gibi filtreler yöneticinin eksik eğitimleri hızla görmesini sağlar.

Bölüm ve eğitim filtrelerinin eklenmesi raporu daha kullanışlı hale getirir.

İyi bir İSG eğitim takip sisteminin temel özellikleri

Bir eğitim takip sistemi değerlendirilirken şu özelliklere bakılabilir:

• çalışan bazlı kayıt,
• toplu eğitim ataması,
• eğitim ilerleme takibi,
• süre kayıtları,
• uzaktan eğitim takibi,
• yüz yüze eğitim kaydı,
• sınav sonuçları,
• belge yönetimi,
• kullanıcı yetkilendirmesi,
• bölüm bazlı filtreleme,
• raporlama,
• geçmiş kayıtların korunması.

Bu özelliklerin tamamının her işletmede zorunlu olduğu söylenemez; ihtiyaç işletmenin eğitim operasyonuna göre belirlenmelidir.

Sonuç: İSG eğitim takibinde amaç yalnızca kayıt tutmak değildir

Eğitim takibinin amacı sadece denetim günü göstermek üzere bir liste hazırlamak olmamalıdır.

Doğru takip sistemi işletmeye bugün de cevap verebilmelidir:

Kimlerin eğitimi eksik?

Hangi bölüm geride?

Kim yüz yüze eğitim bekliyor?

Kim sınavı tamamlamadı?

Hangi çalışanın eğitim belgesi oluştu?

Bu nedenle eğitim kayıtlarının güncel, ilişkili ve raporlanabilir biçimde tutulması gerekir.

Çalışan ve eğitim sayısı arttığında NİG LMS gibi merkezi eğitim yönetim sistemleri bu sürecin daha düzenli yürütülmesine yardımcı olabilir.